Tout comme le choix d’un progiciel, le choix d’une solution de GED doit reposer sur des critères très importants.

Non adapté ou mal utilisé, il peut devenir un obstacle au bon fonctionnement de votre entreprise. Voici une liste de choses à faire pour faire le meilleur choix.

Définir les besoins de votre entreprise

Tout d’abord, vous devez définir les types et le volume des documents utilisés par votre entreprise. Quelles sont vos ressources techniques ? En effet, le logiciel de ged doit pouvoir s’intégrer de manière transparente dans votre écosystème informatique (bureautique, CRM, logiciel de comptabilité ….). Il pourra ainsi interagir avec ces programmes d’entreprises. Ensuite, certains logiciels de GED offrent une exportation personnalisée de vos données. Un atout qui peut vous être utile !

Lister les caractéristiques essentielles attendues

Une solution GED devrait permettre une normalisation de l’arborescence de classification des données. En d’autres termes, tous les acteurs de votre entreprise (administration, services commerciaux et marketing, employés, etc.) doivent pouvoir stocker des documents avec un processus d’archivage unique. Vérifiez également la possibilité d’indexer vos documents. En général, cet outil devrait offrir un premier niveau pour l’utilisation des métadonnées (titre, auteur, horodatage, signature électronique…) et un second niveau pour l’extraction manuelle ou automatique des données par mots-clés.

Déterminer les possibilités de personnalisation

Une solution GED doit également être flexible et évolutive. Elle doit offrir la possibilité de personnaliser son interface et ses fonctionnalités. A cet effet, tous vos employés doivent être présents lors de cette personnalisation afin de pouvoir l’utiliser sans trop réfléchir. En d’autres termes, un logiciel GED doit être compréhensible par tous.

Tenir compte du niveau de sécurité des données

Si vous envisagez d’utiliser un logiciel de GED en mode SaaS, renseignez-vous d’abord sur l’endroit où sont stockées vos données et sur leur degré de sécurité. Il est important de savoir où sont stockées vos données et dans quelle mesure elles sont sécurisées. Assurez-vous également que l’éditeur du logiciel GED soit digne de confiance. Pour ce faire, n’hésitez pas à lire les différentes clauses du contrat. N’oubliez pas que vous partagerez les données de votre entreprise avec un tiers.

Se faire accompagner par des experts

Pour bien choisir votre solution GED il est essentiel de vous faire accompagner par des professionnels. Ces derniers auront un champ de vision beaucoup plus large que le votre et seront par conséquent plus disposés à vous conseiller. Pour cela, dirigez-vous vers une agence spécialisée dans ces domaines comme Axess par exemple. Forte de plusieurs années d’expérience, elle saura vous apporter son expertise en fonction de vos besoins.

L’anarchie des documents fait perdre du temps, de l’énergie et des ressources à de nombreuses entreprises. La difficulté à localiser et à partager les documents reste l’une des principales irritations et difficultés de la vie quotidienne de nombreux travailleurs. Mais pour certaines entreprises, il s’agit d’un obstacle à l’obtention de nouvelles affaires et à une expansion efficace. De mauvaises procédures d’émission et de contrôle des documents peuvent empêcher de respecter certaines normes. Dans le même temps, une infrastructure de sécurité inadéquate reflétant la sensibilité des données que vous contrôlez peut entraîner des violations du système avec de graves répercussions commerciales et sur la réputation. Prenez donc le temps de bien réfléchir à la meilleure solution GED pour votre entreprise.